Guía de facturación electrónica para profesionales independientes en Ecuador

Escrito por jlgranda.com el lunes junio 6, 2022

A 6 de cada 10 profesionales les toma más de 2 minutos hacer una factura, siempre y cuando tengan todo a la mano.

¿Ya me toca facturar electrónicamente?

La hoja de ruta del SRI año a año hasta 2024 va agregando grupos de contribuyentes a la obligatoriedad de facturación electrónica. Para Noviembre de 2022 esta obligados: Comerciantes, prestadores de servicios, profesionales independientes, agricultores y ganaderos, siempre y cuando hayan facturado entre 200mil y 300mil dólares el año anterior (esto te da un respiro verdad y si no leete la guía completa). Para 2024 todos los contribuyentes deberán emitir facturas de forma electrónica, poniendo fin al papel.

¿Es un problema de tiempo?

Para facturar servicios profesionales necesitas un facturero, tener a la mano los datos de facturación del cliente. Luego de llenar la factura, le tomas una foto y la envías para gestionar el pago. Hicimos un estudio rápido y sabemos que a 6 de cada 10 profesionales les toma más de 2 minutos el hacer una factura, a esto sumale el tiempo de comunicar la factura al cliente, enviarla a la contadora y en fin todo lo que tener papel significa.

¿Debo facturar electrónicamente?

La tecnología de emisión de documentos esta bastante madura, a la fecha el SRI indicada que se han emitido más de 13 mil 75 millones de documentos. Así que a nivel técnico no hay problema. Existen buenas soluciones para hacerlo e incluso el SRI tiene un software facturero GRATIS para computadoras de escritorio y para el navegador de internet.

Para facturar electrónicamente necesitas tener una "Firma Electrónica para facturar". En la web del SRI hay un listado de proveedores. Si no la tienes, te sugiero te dejes guiar por el proveedor de software para facturar electrónicamente, ellos estaran gustosos de ayudarte con todo el proceso, incluso sin que tengas que dejar de realizar tu actividad económica durante el proceso.

¿Cuál es el mejor software?

La respuesta atiende a alguna variables: cantidad de facturas, disponibilidad de dispositivos, disponibilidad de personas, disponibilidad de tiempo, complejidad entre otras. Pienso que el factor determinante para que elijas es la pertinencia a tu giro de negocio. No es lo mismo un giro de negocio cuya frecuencia de facturación es alta versus la actividad profesional que suele generar muy poca cantidad de emisión de facturas y además no necesariamente se disponde de un computador.

¿Es posible facturar usando mi celular?

Sí. Dependiendo de la actividad económica es mejor si el software de facturación no representa un contratiempo. Hoy en día nuestra actividad económica gira al rededor del celular y hay muy buenas soluciones para facturar desde el teléfono. En este punto recomiendo una app que no represente un dolor de cabeza, despues de todo facturar era tan sencillo como llenar un papel, firmarlo y tomarle una foto. Con la tecnología esto debería ser más fácil aún.

¿Si elijo las aplicaciones gratuitas para facturar, puede ser que estas me generen gastos extra?

El SRI ofrece el software de forma gratuita, pero debes conocer como configurarlo. Si no sabes tendrás que ir con tu contador o con empresas que ofrecen servicios de facturación electrónica basados en el software gratuito del SRI. Estos servicios tiene un costo que arranca desde USD 25 a USD 100 y dependerá del "cliente". Ojo sólo incluye la configuración inicial. Si posteriormente tienes algun problema con el software tendrás que recurrir nuevamente  a algún servicio de este tipo.

¿Y si facturo muy poco?

El peor escenario es que hagas una factura por mes o incluso menos. La mayoría de software, trabaja bajo el esquema de suscripciones. Estas suscripciones se pagan mensualmente y limitan el número de facturas a emitir. Con la resolución que implica que en Noviembre de 2022 todo aquel que tenga alguna actividad económica debe emitir facturas electrónicas, los costos del servicio deberían bajar, mas sin embargo el plan más económico que he podido ver es de USD 4.99 mes. Un valor que resultaría 3 o 4 veces mayor a 1 libretin de facturas físicas al año y que para pequeños "facturadores" representa una gran inversión.

¿Existe alguna solución que pueda comprar de por vida?

Sí. El centro de innovación y cultura digital jlgranda.com, lanzó en Abril de 2022 una app que permite facturar de forma muy fácil (Facturar ecuador FAZil), ellos tienen un plan de por vida, es decir que lo pagas 1 sola vez, sí, 1 sola vez, y con eso tiene resuelta la facturación y te enfocas en tu actividad económica. Ojo, esta solución es exclusiva para personas naturales que realizan actividad profesional y que necesitan emitir facturas electrónicas como médicos, abogados, transportistas, contructores, cuidados de salud, veterinarios, etc.

¿Si la facturación en el software del SRI es gratis, por que cobran los otros proveedores?

El SRI financia sus actividades con los impuestos. El software es gratuito y la responsabilidad de los documentos electrónicos es tuya. Un proveedor de servicios de facturación en cambió invierte tiempo y recursos en crear una solución que le permita competir en el mercado. El proveedor entre otras cosas actuaiza constantemente el software y además debe asegurarte la disponibilidad del servicio y los datos que le confias.

Finalmente: recuerda que en Noviembre de 2022, toda actividad económica en Ecuador debe emitir facturas electrónicas. Ya es buen momento para que empieces.

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