A 6 de cada 10 personas naturales les toma más de 2 minutos hacer una factura, siempre y cuando tengan todo a la mano. ¡Es mucho tiempo!

¿Ya me toca facturar electrónicamente?

La hoja de ruta del SRI hasta 2024 va agregando grupos de contribuyentes a la obligatoriedad de facturación electrónica. Para Noviembre de 2022 esta obligados: Comerciantes, prestadores de servicios, profesionales independientes, agricultores y ganaderos, siempre y cuando no pertenezcan al RIMPE negocios populares (esto te da un respiro verdad y si no leete la guía completa). Para 2024 todos los contribuyentes deberán emitir facturas de forma electrónica, poniendo fin a los factureros de papel.

¿Es un problema de tiempo?

Antes de la facturación electrónica, para facturar servicios necesitabas un facturero, tener a la mano los datos de facturación del cliente (o enviarle un mensaje para pedirle). Luego de llenar la factura, le tomabas una foto y la envíabas para gestionar el pago. Hicimos un estudio rápido y sabemos que a 6 de cada 10 profesionales emplean más de 2 minutos el hacer una factura, a esto sumale el tiempo de comunicar la factura al cliente, enviarla a la contadora y en fin todo lo que tener papel significa. Para todo este proceso dedicabas entre 5 a 10 minutos. ¿Te parece poco?

Con la obligatoriedad de la facturación electrónica, facturar es más rápido, pero sin la asesoría adecuada se puede volver un verdadero dolor de cabeza. El problema se prevee en la configuración correcta del RUC y las secuencias. Esto es muy importante, por que a la administración tributaria no le interesa si algo falló en el proceso, sólo le interesa que la factura este bien o sino: ¡sanciones!.

¿Debo facturar electrónicamente?

La tecnología de emisión de documentos esta bastante madura, a la fecha el SRI indicada que se han emitido más de 13 mil 75 millones de documentos. Así que a nivel técnico no hay problema. Existen buenas soluciones para hacerlo e incluso el SRI tiene un software facturero GRATIS (pero la verdad no lo encontré para poner aquí el enlace).

Para facturar necesitas tener una "Firma Electrónica de Token en Archivo". En la web del Servicio de Rentas Internas hay un listado de proveedores. Si no la tienes, te sugiero te dejes guiar por el proveedor de software para facturar electrónicamente, ellos estaran gustosos de ayudarte con todo el proceso, incluso sin que tengas que dejar de realizar tu actividad económica durante la emisión y configuración. Obtener tu firma electrónica toma mínutos y todo el proceso es online.

¿Cuál es el mejor software?

La respuesta atiende a alguna variables: cantidad de facturas, disponibilidad de dispositivos, disponibilidad de personas, disponibilidad de tiempo, complejidad, etc. Pero en base a la experiencia el parámetro más importante es la asesoría, sí, la ASESORIA.

¿Es posible facturar usando mi celular?

Sí. Y esto es muy útil si tu actividad económica es móvil en una buena parte y siempre y cuando lo que facturas no tiene mayor complejidad en cuanto a detalle de la factura. Mas en la práctica facturar es una actividad que implica concentración y comodidad que sólo se puede lograr en una pantalla de computador con un software amigable.

¿Si elijo las aplicaciones gratuitas para facturar, puede ser que estas me generen gastos extra?

El SRI ofrece el software de forma gratuita, pero debes conocer como configurarlo. Si no sabes tendrás que ir con tu contador o con empresas que ofrecen servicios de facturación electrónica basados en el software gratuito del SRI. Estos servicios tiene un costo que arranca desde USD 25 a USD 100 y dependerá del "cliente". Ojo sólo incluye la configuración inicial. Si posteriormente tienes algun problema con el software tendrás que recurrir nuevamente  a algún servicio de este tipo.

¿Y si facturo muy poco?

El peor escenario es que hagas una factura por mes o incluso menos. La mayoría de software, trabaja bajo el esquema de suscripciones. Estas suscripciones se pagan mensualmente y limitan el número de facturas a emitir. Con la resolución que implica que en Noviembre de 2022 todo aquel que tenga alguna actividad económica debe emitir facturas electrónicas, los costos del servicio deberían bajar.

A la fecha el plan más optimo que he podido ver es de USD 2.57 mes de Factura Fácil Ecuador.

¿Existe alguna solución fácil y segura?

Una de las más conocidas en Ecuador es la solución de Security Data, una proveedora de firma electrónicas, de allí que su solución de facturación no es su principal preocupación. El caracter general del aplicativo hace que se pierda la facilidad de uso y tendrás que luchar con mucho cuidado para armar la factura detalle a detalle.

A partir de la obligatoriedad de la facturación electrónica, se amplió el abánico de posibilidades, lo cuál es bueno para el usuario y al mismo tiempo constituye un problema, por que el decidir por quien optar se torna dificil.

Si el giro de negocio es la prestación de servicios profesionales como: Atención médica, Desarrollo de Software, Arriendo de bienes e inmuebles, Servicios de Capacitación, Servicios de atención veterinaría, Consultoría, Construcción, Diseño, etc. No se requiere mayor complicación en la generación de la factura: bastaría con seleccionar el cliente, indicar el detalle y presionar un botón. Es decir algo muy fácil que no distraiga de la actividad productiva. Tecnopro, lanzó en Agosto de 2022 la plataforma facturación para servicios profesionales y arriendos (Factura Fácil Ecuador). El software es muy fácil y seguro además emiten Firma Electrónica, simplificando todo el proceso a unos cuantos minutos y siempre pensando en servir y optimizar el requerimiento de cada persona.  Un detalle importante es la asesoría hasta la emisión de la primera Factura y la configuración de los detalles del RUC para que nínguna factura se anule o rebote.

Así que si tu tiempo vale oro, dale con Factura Fácil Ecuador. Yo pondría esta solución como el antipodas de Security Data en cuando a facilidad de uso y asesoría.

¿Si la facturación en el software del SRI es gratis, por que cobran los otros proveedores?

El SRI financia sus actividades con los impuestos. El software es gratuito y la responsabilidad de los documentos electrónicos es tuya. Un proveedor de servicios de facturación en cambió invierte tiempo y recursos en crear una solución que le permita competir en el mercado. El proveedor debe realizar innovación continúa a su software y además debe asegurarte la disponibilidad del servicio y los datos que le confias.

Finalmente: recuerda que en Noviembre de 2022, toda actividad económica en Ecuador debe emitir facturas electrónicas. Ya es buen momento para que empieces.